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INHALTSVERZEICHNIS

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Übersicht

Du kannst konfigurieren, welches Teammitglied einem Termin in einem Round-Robin-Kalender zugewiesen wird. Dir stehen Optionen für Terminverschiebungs-Präferenzen und Präferenzen für neue Termine zur Verfügung. Präferenz für Terminverschiebungen: Wähle, wem der Termin zugewiesen werden soll, wenn ein Kontakt den Termin über das Buchungs-Widget verschiebt. Präferenz für neue Termine: Wähle, ob neue Termine immer mit dem zugewiesenen Nutzer des Kontakts gebucht werden sollen. Termin-Inhaber Der Termin-Inhaber ist der Nutzer, der einem bestimmten Termin zugewiesen ist. Zugewiesener Nutzer Der zugewiesene Nutzer ist der dem Kontakt zugewiesene Nutzer, den du in den Kontaktdetails einsehen kannst.

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Präferenz für Terminverschiebungen

Du kannst festlegen, wer einem verschobenen Termin zugewiesen werden soll, wenn ein Kontakt den Termin über das Buchungs-Widget verschiebt. Du kannst Termine entweder per Round-Robin neu zuweisen oder denselben Termin-Inhaber beibehalten. Dies stellt sicher, dass derselbe Nutzer dem verschobenen Termin zugewiesen bleibt. Diese Einstellungen findest du in jedem Round-Robin-Kalender > Termindetails > Teammitglieder > Erweiterte Einstellungen

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So funktioniert es:

Über Round-Robin neu zuweisen: Wenn du die Neuzuweisung per Round-Robin wählst, wird der verschobene Termin basierend auf dem Round-Robin-Algorithmus einem Teammitglied zugewiesen. Gleichen Termin-Inhaber beibehalten: Wenn du diese Einstellung aktivierst und ein Kontakt einen Termin über den Verschiebungslink verschiebt, werden im Buchungs-Widget nur die Zeitfenster des ursprünglichen Termin-Inhabers angezeigt. Beispiel: War Nutzer A der ursprüngliche Termin-Inhaber und der Kontakt verschiebt den Termin, werden für die Neuplanung nur die verfügbaren Zeitfenster von Nutzer A angezeigt. Hinweis: Du kannst „Mitarbeiterauswahl erlauben“ deaktivieren, um zu verhindern, dass Buchende das Teammitglied im Buchungs-Widget ändern.

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Präferenz für neue Termine: Immer mit dem zugewiesenen Nutzer des Kontakts buchen

Mit dieser Funktion buchst du neue Termine mit dem zugewiesenen Nutzer des Kontakts anstelle der Round-Robin-Zuweisung. Du kannst festlegen, ob der Kontakt jedes Mal mit demselben Nutzer gebucht werden soll, wenn er einen neuen Termin vereinbart. Diese Einstellungen findest du in jedem Round-Robin-Kalender > Termindetails > Teammitglieder > Erweiterte Einstellungen

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Voraussetzungen:

Das Formular muss in der Reihenfolge des Buchungs-Widgets an erster Stelle stehen. Du kannst das Widget im Reiter „Formulare & Zahlungen“ neu anordnen, um diese Funktion zu nutzen.

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So funktioniert es:

Steht das Formular an erster Stelle, gibt der Kontakt seine Daten ein. Anhand der E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Kontakts prüft das System, wer der zugewiesene Nutzer des Kontakts ist. Es gibt drei mögliche Szenarien:
  • Kein zugewiesener Nutzer: Hat der Kontakt keinen zugewiesenen Nutzer, wird der Termin per Round-Robin zugewiesen.
  • Zugewiesener Nutzer ist nicht Teil des Kalenders: Hat der Kontakt einen zugewiesenen Nutzer (z. B. Nutzer A), der nicht Teil des Kalenders ist, wird der Termin per Round-Robin unter den Kalender-Teammitgliedern zugewiesen.
  • Zugewiesener Nutzer ist Teil des Kalenders: Hat der Kontakt einen zugewiesenen Nutzer (z. B. Nutzer A), der Teil des Kalenders ist, werden die Zeitfenster von Nutzer A im Buchungs-Widget angezeigt und der Termin wird mit Nutzer A gebucht.
Wenn diese Einstellung deaktiviert ist, wird jeder neue Termin über Round-Robin geplant.

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Wichtige Hinweise vor der Nutzung dieser Funktion:

  • Tipp 1: Du kannst „Mitarbeiterauswahl erlauben“ deaktivieren, um zu verhindern, dass Buchende das Teammitglied im Buchungs-Widget ändern.
  • Tipp 2: Sorge für einheitliche Einstellungen in allen deinen Kalendern, um Konflikte bei der Aktualisierung des zugewiesenen Nutzers zu vermeiden.
  • Tipp 3: Überprüfe deine Einstellungen für die Nutzerzuweisung unter „Benachrichtigungen & Zusätzliche Optionen“.
Einstellung 1 „Kontakte bei jeder Terminbuchung dem jeweiligen Kalender-Teammitglied zuweisen“ So funktioniert es: Sobald ein Termin gebucht wird, wird der zugewiesene Nutzer des Kontakts auf den für den Termin zugewiesenen Nutzer aktualisiert. Beispiel: Findet der erste Termin mit Nutzer A statt, wird der zugewiesene Nutzer des Kontakts auf Nutzer A aktualisiert. Findet der zweite Termin mit Nutzer B statt, wird der zugewiesene Nutzer auf Nutzer B aktualisiert, und so weiter. Einstellung 2 „Kontaktzuweisung überspringen, wenn der Kontakt bereits einen zugewiesenen Nutzer hat:“ So funktioniert es: Hat ein Kontakt bereits Nutzer A als zugewiesenen Nutzer, stellt diese Einstellung sicher, dass Nutzer A der zugewiesene Nutzer bleibt – unabhängig davon, wer für nachfolgende Termine gebucht wird.