Inhalt dieses Artikels:
Was ist die bidirektionale E-Mail-Synchronisierung?
Outlook:
Gmail:
Schritte zum Verbinden
Gmail-Synchronisierung:
Google-Ratenbegrenzungen
Wie funktioniert die bidirektionale Gmail-Synchronisierung zwischen dem CRM und deinem E-Mail-Konto?
Outlook-Synchronisierung:
Wie funktioniert die bidirektionale Outlook-Synchronisierung zwischen dem CRM und deinem E-Mail-Konto?
Weitere Funktionen für Outlook und Gmail
E-Mail aktualisieren:
E-Mail trennen:
BCC-Adresse
Funktioniert die Synchronisierung nur mit einzelnen E-Mails oder auch mit Massen-E-Mails und Workflows?
Häufig gestellte Fragen (nur Gmail))
Was passiert mit E-Mails, die von bestehenden Kontakten empfangen werden?
Werden bestehende E-Mails gelöscht, wenn ein synchronisiertes Konto entfernt wird?
Werden nach dem Entfernen eines Kontos weiterhin neue E-Mails synchronisiert?
Werden alle meine bestehenden Kontakte in Gmail mit dem CRM synchronisiert?
Was passiert, wenn eine neue E-Mail von einem Kontakt eingeht?
Was passiert mit gesendeten E-Mails aus dem CRM oder aus Gmail?
Wie werden CC- und BCC-Empfänger bei der Synchronisierung behandelt?
Was passiert, wenn ein Kontakt eine E-Mail an jemand anderen sendet, den CRM-Benutzer aber einbindet?
Wie wird der Konversationsverlauf verwaltet, wenn mehrere Empfänger beteiligt sind?
Was passiert, wenn derselbe Kontakt mehrfach für dieselbe E-Mail-Adresse existiert?
Was ist die automatische BCC-Synchronisierung und wie funktioniert sie?
Wie wird die Verbindung gesichert, wenn sich die Gmail-Anmeldedaten ändern?
Was passiert, wenn eine E-Mail aus Gmail weitergeleitet wird?
Was passiert bei doppelten E-Mails mit mehreren Kontakten?
Was ist die bidirektionale E-Mail-Synchronisierung?
Benutzer können ihre persönlichen Gmail- oder Outlook-Konten verknüpfen und ausgehende sowie eingehende E-Mails zwischen dem CRM und ihren persönlichen Konten synchronisieren. Benutzer können ihre E-Mail-Konten zum Senden, Empfangen und Verfolgen von E-Mails verwenden. Die Synchronisierung greift je nach Plattform unter bestimmten Bedingungen.Outlook:
Sobald ein E-Mail-Verlauf aus dem CRM heraus gestartet wird (erste ausgehende Nachricht), werden alle nachfolgenden E-Mails in diesem Verlauf zwischen beiden Plattformen synchronisiert. Diese Funktion ist eine Einstellung auf Benutzerebene und hat keine Auswirkungen auf andere Benutzer im Konto.Gmail:
Es gibt zwei Möglichkeiten, wie die Synchronisierung aufgebaut wird:- Du sendest eine E-Mail an einen Kontakt aus dem CRM heraus, um die Synchronisierung zwischen beiden Plattformen zu starten.
- Die Gmail-Synchronisierung funktioniert auch, wenn ein bereits im CRM gespeicherter Kontakt eine E-Mail an die Gmail-Adresse des Benutzers sendet (sofern dieser die Gmail-Synchronisierung aktiviert hat). Die E-Mail wird in den Bereich Konversationen synchronisiert. Der Kontakt muss dem Benutzer zuvor zugewiesen sein.
Schritte zum Verbinden
Öffne die Einstellungen. Gehe zum Reiter Profil, öffne den Bereich Allgemein und scrolle nach unten zum Abschnitt Email (2-way sync). Hinweis:Gmail-Synchronisierung:
Wähle unter E-Mail-Synchronisierung die Option Gmail aus und klicke auf Connect.
Wähle eines der im Browser verfügbaren Google-Konten aus oder melde dich mit einem neuen Konto an, indem du die Zugangsdaten im Popup-Fenster eingibst.
Bestätige die Berechtigungsanfrage für LeadConnector auf deinem Google-Konto. Gewähre alle angeforderten Zugriffsrechte und klicke auf Weiter:
Sobald du auf Weiter geklickt hast, wird das gewünschte Gmail-Konto als verbunden angezeigt:
Google-Ratenbegrenzungen
Wie funktioniert die bidirektionale Gmail-Synchronisierung zwischen dem CRM und deinem E-Mail-Konto?
Es gibt zwei Fälle, in denen die Synchronisierung aktiv wird:- Du sendest eine E-Mail an einen Kontakt aus dem CRM heraus, um den Verlauf zu starten.
- Ein bereits im CRM gespeicherter Kontakt sendet eine E-Mail an die persönliche Gmail-Adresse des Benutzers. Die E-Mail wird in den Bereich Konversationen synchronisiert. Der Kontakt muss dem Benutzer zuvor zugewiesen sein.
Die gesendete E-Mail wird im Ordner “Gesendet” des verknüpften Gmail-Kontos angezeigt:
Hinweis:
Hinweis:
Outlook-Synchronisierung:
Wähle unter Email (2-way sync) die Option Outlook als Anbieter aus und klicke auf Connect.
Schließe die Autorisierung ab, indem du die Zugangsdaten deines Outlook-Kontos eingibst.
Bestätige die Berechtigungsanfrage für LeadConnector:
Scrolle auf der Profilseite zum Bereich Email (2-way sync), um den Verbindungsstatus deiner E-Mail-Adresse zu prüfen.
Wie funktioniert die bidirektionale Outlook-Synchronisierung zwischen dem CRM und deinem E-Mail-Konto?
Du musst eine E-Mail an einen Kontakt aus dem CRM heraus senden, um die Synchronisierung zwischen beiden Plattformen zu starten. Hinweis:
Alle nachfolgenden Nachrichten im E-Mail-Verlauf (der aus dem CRM heraus gestartet wurde) werden synchronisiert. Ausgehende E-Mails aus deinem Postfach spiegeln sich im CRM wider und umgekehrt.
Ein E-Mail-Verlauf, der direkt aus deinem Outlook-Postfach gestartet wurde, wird nicht mit dem CRM synchronisiert. Es werden nur Verläufe synchronisiert, die ihren Ursprung im CRM haben.
Wurde eine ausgehende E-Mail bei aktiver Synchronisierung gesendet und die Verbindung später im CRM getrennt, stoppt die Synchronisierung aller weiteren Nachrichten in diesem Verlauf. Neue ausgehende E-Mails aus dem CRM werden dann ebenfalls nicht mehr synchronisiert.
Hinweis:
Weitere Funktionen für Outlook und Gmail
E-Mail aktualisieren:
Hierüber kannst du deine verknüpfte E-Mail-Adresse durch eine andere ersetzen, ohne die bisherige Verbindung manuell trennen zu müssen.
Neue ausgehende E-Mails aus dem CRM werden mit der neu hinterlegten E-Mail-Adresse synchronisiert. Neue Nachrichten im zuvor verknüpften Postfach (im selben Verlauf) werden nicht mehr zwischen dem CRM und dem privaten E-Mail-Konto synchronisiert.
E-Mail trennen:
Hierüber trennst du die Verbindung und beendest die Synchronisierung mit dem CRM. Nach dem Trennen werden keine E-Mails oder Nachrichten mehr zwischen beiden Plattformen synchronisiert.
BCC-Adresse
Du kannst die BCC-Adresse in das CC- oder BCC-Feld einfügen, wenn du eine E-Mail aus Gmail oder Outlook sendest. Dadurch werden der Kontakt und die Konversation automatisch im CRM angelegt. Alle weiteren E-Mails, die von diesem Kontakt in deinem Gmail- oder Outlook-Postfach eingehen, werden ab diesem Zeitpunkt automatisch mit dem CRM synchronisiert.