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Dieser Artikel bietet eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einrichtung von AI-Assistent V3 über das geführte Formular. Mit der geführten Formularmethode erstellst du Assistenten, ohne Prompts zu schreiben – fülle einfach ein einfaches Formular aus, definiere deine Ziele und überlasse die Logik dem System. Es eignet sich für die schnelle Erstellung effektiver, markenkonformer KI-Konversationen.
INHALTSVERZEICHNIS

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Was ist der formularbasierte Assistent?

Der formularbasierte Assistent ist eine benutzerfreundliche Einrichtungsoption innerhalb des AI-Assistenten, die das manuelle Prompt-Engineering überflüssig macht. Stattdessen wirst du durch die Erstellung eines Assistenten anhand eines strukturierten Formulars geführt. Du definierst Kernziele – wie das Erfassen von Kontaktdaten oder die Beantwortung von FAQs – und das System erstellt im Hintergrund einen logikbasierten, zielorientierten Konversationsablauf.

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Hauptvorteile des formularbasierten Assistenten

  • Einfachere Einrichtung: Erstelle einen AI-Assistenten durch das Ausfüllen geführter Felder, anstatt detaillierte Prompts von Grund auf neu zu verfassen.
  • Strukturierte Konversationen: Definiere Ziele und Fragen, damit der Assistent weiß, welche Informationen zu erfassen und welches Ziel zu erreichen ist.
  • Bessere Konsistenz: Halte das Verhalten des Assistenten über alle Konversationen hinweg einheitlich, indem du klare Einrichtungsfelder, Ausweichnachrichten und zusätzliche Anweisungen nutzt.
  • Verbesserte Kontaktqualifizierung: Stelle gezielte Fragen, um Kundenbedürfnisse, Dringlichkeit, Budget, Dienstleistungsinteresse oder Terminbereitschaft zu ermitteln.
  • Aktionsbasierte Automatisierung: Konfiguriere Aktionen wie das Erfassen von Kontaktdaten, das Auslösen von Workflows oder das Führen von Kontakten zur Terminbuchung.
  • Einfachere Aktualisierungen: Bearbeite Ziele, Anweisungen, Fragen oder Aktionen, wenn sich deine Geschäftsprozesse ändern.
  • Geringere Prompt-Komplexität: Gib dem Assistenten klare Anweisungen, ohne fortgeschrittene KI-Prompting-Techniken verstehen zu müssen.

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So richtest du den formularbasierten Assistenten ein

Die richtige Einrichtung stellt sicher, dass der Assistent die richtigen Informationen erfasst, dem vorgesehenen Konversationspfad folgt und nach Abschluss jedes Ziels die korrekte Aktion ausführt.

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Schritt 1: AI-Assistent öffnen

Navigiere im linken Menü zu AI-Assistenten und wähle den Reiter AI-Assistent. Klicke oben rechts auf + Create Bot, um mit der Erstellung eines neuen AI-Assistenten zu beginnen.

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Schritt 2: Geführte formularbasierte Einrichtung auswählen

Wähle Guided Form Based Setup als Einrichtungsmethode.

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Schritt 3: Art des Assistenten auswählen

Wähle den Typ des Assistenten, den du erstellen möchtest (General Q&A oder Appointment Booking), und klicke auf Continue.

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Schritt 4: Brand Voice auswählen

Wähle eine Brand Voice aus dem Dropdown-Menü oder erstelle eine neue Brand Voice, bevor du fortfährst. Nach Auswahl einer Brand Voice kannst du optional auf Edit klicken, um die Einstellungen anzupassen. Weitere Informationen zum Erstellen einer Brand Voice findest du unter: Erstelle deine Brand Voice

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Schritt 5: Assistent-Einstellungen

Konfiguriere die Kommunikationseinstellungen und Spracheinstellungen deines Assistenten.
  • Bot Name: Gib deinem Assistenten eine eindeutige Bezeichnung.
  • Preferred Channels: Wähle die Kanäle, auf denen der Assistent antworten soll, z. B. Instagram, Facebook, SMS und alle anderen verfügbaren verbundenen Kanäle.
  • Bot Initial Message: Dies ist die erste Nachricht, die der Assistent an Nutzer sendet. Bleibt dieses Feld leer, verwendet der Assistent eine Standardbegrüßung.
  • Make this as Primary Bot: Aktiviere diese Option, wenn dieser Assistent als primärer Assistent auf eingehende Nachrichten antworten soll. Stelle sicher, dass diesem Assistenten die bevorzugten Kanäle zugewiesen sind.
  • Wait Time Before Responding: Lege fest, wie lange der Assistent vor einer Antwort warten soll, z. B. 2 Sekunden.
Klicke auf Next, sobald die Einstellungen abgeschlossen sind.

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Schritt 6: Informationserfassung

Wähle die Kontaktdaten aus, die der Assistent erfassen soll. Zu den in der Einrichtung verfügbaren Optionen gehören Name, E-Mail, Telefon, Straße und Ort.

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Schritt 7: Benutzerdefinierte Fragen / Ziele

Füge alle Ziele hinzu, die der Assistent erreichen soll. Aktiviere Skip if Already Filled, um das erneute Abfragen bereits vorhandener Kontaktdaten zu verhindern. Häufige Anwendungsfälle sind:
  • Abfrage von Name, E-Mail, Telefonnummer
  • Kontaktqualifizierung mit Ja/Nein-Fragen
  • Bereitstellung eines Buchungslinks

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Schritt 8: Termindetails

Aktiviere Appointment Booking, damit der Assistent Termine buchen kann, und wähle den Kalender aus, den der Assistent nutzen soll. Unter Trigger Workflows After Appointment Booking kannst du Workflows auswählen, wenn nach der Terminbuchung eine Automatisierung ausgeführt werden soll. Verwende die sekundären Terminschalter, um festzulegen, ob der Assistent bestehende Termine verwalten darf.
  • Aktiviere Allow bot to cancel the appointment, wenn der Assistent Termine stornieren können soll.
  • Aktiviere Allow bot to reschedule the appointment, wenn der Assistent Termine verschieben können soll.

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Schritt 9: E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen

Verwende die E-Mail-Benachrichtigungseinstellungen, um eine E-Mail zu erhalten, wenn der Assistent die Antwort nicht weiß. Aktiviere Receive Email Notification if The Bot Doesn’t Know the Answer und wähle aus, wer die Benachrichtigung erhalten soll.

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Schritt 10: Konversationszusammenfassung aktivieren

Aktiviere Conversation Summary, wenn das System nach Inaktivität einer Konversation eine Zusammenfassung erstellen soll. Konfiguriere den Wert für Set Inactivity Time und Minimum Messages required to generate Summary. Du kannst außerdem festlegen, ob beim Erstellen der Zusammenfassung oder des Transkripts ein Workflow ausgelöst werden soll, die Zusammenfassung in einem benutzerdefinierten Feld gespeichert werden soll oder ob du eine E-Mail-Benachrichtigung für die Konversationszusammenfassung erhalten möchtest.

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Schritt 11: Assistent speichern

Klicke nach der Konfiguration der Ziele auf Save.

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Schritt 12: Status festlegen

Nachdem der Assistent erstellt wurde, erscheint das Fenster Bot Created Successfully. Der anfängliche Status des Assistenten ist auf Off gesetzt, was bedeutet, dass er noch nicht aktiv in Konversationen antwortet. Wähle eine der verfügbaren Statusoptionen:
  • Off: Deaktiviert den AI-Assistenten, sodass er nicht aktiv antwortet.
  • Suggestive: Schlägt Prompts im Chat-Fenster vor, damit ein Teammitglied diese prüfen und senden kann.
  • Auto Pilot: Ermöglicht dem Assistenten, automatisch auf Basis der trainierten Daten zu antworten.
In diesem Fenster kannst du außerdem auf Test Your Bot klicken, Go To Advanced Settings öffnen oder auf Save and Close klicken, um die Einrichtung abzuschließen.

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Zusätzliche Anweisungen

Nutze zusätzliche Anweisungen, um deinem Assistenten zusätzlichen Kontext und Leitplanken mitzugeben, damit er deine Prozesse konsistent befolgt und Sonderfälle zuverlässig handhabt. Zeichenlimit: Bis zu 2.000 Zeichen (zuvor 1.200). Best Practices
  • Definiere die Rolle und Grenzen des Assistenten.
  • Verwende klare Do/Don’t-Regeln für schwierige Szenarien.
  • Halte Aufzählungspunkte prägnant; platziere kritische Schritte an den Anfang.
Hier findest du die Option
  1. Gehe zu AI-Assistent und wähle Bearbeiten bei dem Assistenten, dem du Anweisungen hinzufügen möchtest.
  2. Suche nach Zusätzliche Anweisungen (Additional Instructions).
  3. Gib deine Anweisungen ein und klicke auf Speichern.

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Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich zwischen formularbasierten und promptbasierten Assistenten wechseln? Ja. Klicke im Bildschirm zur Assistentenerstellung auf den Dropdown-Pfeil neben „Create Bot“, um deine Einrichtungsmethode zu wählen. F: Kann ich den Assistenten bearbeiten, nachdem er erstellt wurde? Ja. Öffne den Assistenten einfach in der Übersicht und klicke auf „Edit“. F: Was passiert, wenn der Nutzer eine Frage nicht beantwortet? Der Assistent unternimmt entweder einen erneuten Versuch, fährt fort oder beendet die Konversation – je nachdem, wie du das jeweilige Ziel konfiguriert hast. F: Kann ich einen Assistenten duplizieren? Ja. Verwende die Option zum Duplizieren im Assistenten-Menü, um eine Konfiguration wiederzuverwenden. F: Kann ich formularbasierte Assistenten über Kanäle wie Instagram oder WhatsApp hinweg nutzen? Ja, sofern diese Kanäle in deinen Einstellungen angebunden sind. F: Wann beginnt der formularbasierte Ablauf, wenn ich eine Initial Message festlege? Wenn du eine Initial Message konfigurierst, sendet der Assistent zuerst diese Willkommensnachricht und wartet auf die nächste Antwort des Kontakts, bevor der Ablauf der Ziele und Fragen startet. Wenn du die Initial Message leer lässt, beginnt der Ablauf direkt mit der ersten Nachricht.

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Brauchst du Hilfe?

Wende dich an den UmsatzAgent Support, wenn du Hilfe beim Erstellen eines formularbasierten Assistenten, beim Konfigurieren von Zielen, beim Einrichten der Terminbuchung, beim Verwalten von Benachrichtigungen oder bei der Fehlerbehebung benötigst. Vor der Veröffentlichung deines Assistenten empfiehlt es sich, den Konversationsablauf zu testen, um zu überprüfen, ob Ziele, Fragen, Buchungsaktionen und das Folgeverhalten wie erwartet funktionieren.