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Die Oberfläche für Einstellungen eingehender Anrufe bündelt alle Faktoren, die einen eingehenden Anruf weiterleiten, an einem zentralen Ort. Mit Schnellbearbeitungsfunktionen und direkten Links zu erweiterten Seiten kannst du Probleme im Anruffluss analysieren und Einstellungen in Sekundenschnelle anpassen, ohne durch mehrere Menüs suchen zu müssen.
INHALTSVERZEICHNIS

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Was ist Konfiguration bearbeiten (Einstellungen für eingehende Anrufe)?

Diese überarbeitete Oberfläche fasst jedes Element, das einen eingehenden Anruf abfangen oder weiterleiten kann (IVR, Weiterleitung, AI usw.), in einem einzigen, übersichtlichen Fenster zusammen. Jede Zeile zeigt (1) ob der Faktor aktiviert ist, (2) welcher Datensatz zuständig ist und (3) eine Bearbeiten-Aktion oder einen Direktlink, um die Einstellung sofort anzupassen. Durch die Visualisierung der Prioritätsreihenfolge entfällt das Rätselraten, wenn ein Anruf nicht dort klingelt, wo du es erwartest.

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Hauptvorteile der Einstellungen für eingehende Anrufe

  • Volle Transparenz – sieh genau, welche Regel an erster, zweiter und dritter Stelle greift.
  • Direktes Bearbeiten – aktiviere, deaktiviere oder aktualisiere die meisten Einstellungen direkt auf der Seite.
  • Klare Priorität – erkenne die feste Reihenfolge, der das System folgt.
  • Schnelle Fehlerbehebung – erkenne fehlerhaft konfigurierte Nummern oder fehlende Benutzer sofort.
  • Weniger verpasste Anrufe – optimiere die Weiterleitung, damit Interessenten immer eine Person erreichen.
  • Zeitersparnis – kein langes Suchen mehr in separaten Menüs für jede Funktion.

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Auf die Konfiguration der Telefonnummer zugreifen

Navigiere zu Einstellungen > Telefonnummern > Tab Telefonnummern. Klicke in der Liste der Telefonnummern auf das 3-Punkte-Menü neben einer bestimmten Telefonnummer und wähle dann Konfiguration bearbeiten.

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Grundlegende Details

Auf dem Tab Grundlegende Details:
  1. Anzeigename – Benenne die Telefonnummer um.
  2. Anrufe gehen an
    1. Teammitglied – Wähle im Dropdown-Menü das spezifische Teammitglied aus, an das Anrufe an diese Nummer weitergeleitet werden sollen.
    2. Klingeloptionen – Wähle einen oder mehrere Orte aus, an denen es gleichzeitig klingeln soll.
      1. Web-App – Wenn die Web-App geöffnet ist, klingelt es dort.
      2. Mobile App – Wenn das Teammitglied in der mobilen App angemeldet ist, klingelt es dort.
      3. Telefonnummer – Klicke darauf und gib eine bestimmte Nummer ein, an die weitergeleitet werden soll.
      4. VoIP-Tischtelefon – Wenn eingerichtet, klingelt das physische Tischtelefon.
  3. Anrufaufzeichnung
    1. Aufzeichnungsschalter – Schalte die Anrufaufzeichnung für diese Nummer ein oder aus.
    2. Hinweismeldung-Kontrollkästchen – Aktiviere dies, um vor Beginn des Anrufs eine Nachricht abzuspielen.
    3. Nachrichtenfeld – Gib die Nachricht ein, die abgespielt werden soll (z. B.: Dieser Anruf wird zu Qualitätszwecken aufgezeichnet).

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Tab Weiterleitung

Auf dem Tab Weiterleitung:
  1. Anrufe gehen an
    1. IVR – Wenn IVR die Nummer verwaltet, ist keine der anderen Optionen aktiviert. Öffne die IVR-Einstellungen, um die Nummer zu verwalten.
    2. Teammitglied (1. PRIORITÄT)
    3. Externe Telefonnummer (2. PRIORITÄT)
    4. Voice-AI (3. PRIORITÄT)
  2. Weitere Teammitglieder anrufen – Wenn aktiviert, kannst du bis zu 6 weitere Benutzer auswählen, bei denen es gleichzeitig klingeln soll.
    1. Benutzer-Mehrfachauswahl – Nutze die Mehrfachauswahl, um 1–6 weitere Benutzer auszuwählen.
    2. Gerätetyp – Das Gerätesymbol neben dem Namen des Benutzers (Desktop, Mobilgerät usw.) zeigt an, welchen Gerätetyp dieser Benutzer für sich selbst eingestellt hat.
  3. Timeout – Eingehende Anrufe werden nach der festgelegten Anzahl von Sekunden an das Backup weitergeleitet.
    1. Timeout für eingehende Anrufe – Aktiviere dies, um diese Sekundenzahl für eingehende Anrufe zu nutzen. Passe die Sekunden im Feld an (20 Sekunden werden empfohlen).
    2. Timeout für ausgehende Anrufe – Aktiviere dies, um diese Sekundenzahl für ausgehende Anrufe zu nutzen. Passe die Sekunden im Feld an.
  4. Backup
    1. Voice-AI – Aktiviere dies, um Anrufe nach Zeitüberschreitung an einen Voice-AI-Assistenten zu leiten.
    2. Mailbox – Aktiviere dies, um Anrufe nach Zeitüberschreitung an die Mailbox zu leiten.

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Priorität des Anrufflusses verstehen

Die vereinfachte Oberfläche listet Faktoren von oben nach unten in genau der Reihenfolge auf, in der das System sie auswertet:
  1. Workflow, IVR oder eine andere mit der Nummer verknüpfte Automatisierung
  2. Der Telefonnummer zugewiesener Benutzer
  3. Dem Kontaktdatensatz zugewiesener Benutzer
  4. Eingehenden Anruf bei mehreren Benutzern klingeln lassen (Ring-All)
  5. Weiterleitungsnummer
Jede Option ist mit einer Kennzeichnung wie „1. Priorität“, „2. Priorität“ usw. versehen. Es klingelt immer nur bei einer Option. Das System lässt es bei der höchsten verfügbaren Priorität klingeln. Wenn beispielsweise Benutzer Andy Anderson die 1. Priorität hat, aber in keinem System angemeldet ist und keine Telefonnummer hinterlegt hat, prüft das System die 2. Priorität.

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Häufig gestellte Fragen

F: Wer kann auf die vereinfachten Einstellungen zugreifen? A: Jeder Benutzer mit der Berechtigung zur Verwaltung von Telefonnummern kann diese Ansicht anzeigen und bearbeiten. F: Ändert das Aktivieren der neuen Oberfläche meine bestehende Anruflauf-Logik? A: Nein. Sie zeigt lediglich die bereits vorhandenen Regeln an und ermöglicht deren Bearbeitung. F: Kann ich weiterhin erweiterte Optionen wie Flüster-Nachrichten oder Anrufaufzeichnung erreichen? A: Ja – klicke auf den Direktlink neben „Weiterleitungsnummer“ oder öffne die vollständige Seite „Konfiguration bearbeiten“ für die Nummer. F: Was passiert, wenn mehrere Regeln aktiv sind? A: Das System folgt der auf dem Bildschirm angezeigten festen Prioritätsreihenfolge. Nachgeordnete Elemente werden ignoriert, sobald eine Regel mit höherer Priorität den Anruf annimmt. F: Ist Ring-All weiterhin auf sieben Benutzer begrenzt? A: Ja – das Fenster erzwingt das aktuelle Plattformlimit von maximal sieben gleichzeitig klingelnden Benutzern.

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Brauchst du Hilfe?

Wenn eingehende Anrufe nicht beim erwarteten Benutzer, Gerät oder Backup-Ziel klingeln, überprüfe zuerst die Konfiguration für eingehende Anrufe und die Routing-Priorität der Telefonnummer. Prüfe Folgendes:
  • Es wird die richtige Telefonnummer bearbeitet.
  • Unter Anrufe gehen an ist das gewünschte Teammitglied zugewiesen.
  • Die richtigen Klingeloptionen sind aktiviert, z. B. Web-App, Mobile App, externe Telefonnummer oder VoIP-Tischtelefon.
  • Der zugewiesene Benutzer ist angemeldet und auf dem ausgewählten Gerätetyp verfügbar.
  • Mit der Nummer verknüpfte IVR, Workflows oder Automatisierungen haben keinen Vorrang vor dem erwarteten Routing.
  • Ring-All-Benutzer sind korrekt konfiguriert und liegen innerhalb des unterstützten Limits.
  • Das Timeout für eingehende Anrufe ist lang genug, damit Benutzer abheben können.
  • Das Backup-Ziel ist korrekt konfiguriert.
  • Voice-AI oder die Mailbox sind nur dann aktiviert, wenn Anrufe nach Zeitüberschreitung dorthin weitergeleitet werden sollen.
  • Die Weiterleitung leitet Anrufe nicht versehentlich an eine unbeabsichtigte externe Nummer weiter.
  • Die Einstellungen für die Anrufaufzeichnung beeinträchtigen nicht den erwarteten Anruffluss.
  • Die in der Konfiguration angezeigte Routing-Reihenfolge entspricht deinen Anforderungen für die Anrufbehandlung.
Wenn Anrufe unerwartet ein Ziel mit niedrigerer Priorität erreichen, stelle sicher, dass der Benutzer oder das Gerät mit höherer Priorität tatsächlich für die Annahme des Anrufs verfügbar ist. Besteht das Problem weiterhin, sammle die betroffene Telefonnummer, den zugewiesenen Benutzer, die aktivierten Klingeloptionen, die Timeout-Einstellung, das Backup-Ziel und Screenshots der Konfiguration für eingehende Anrufe. Wende dich an den UmsatzAgent Support.