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Das Verbinden eines Outlook-Kalenders sorgt dafür, dass Termine und Verfügbarkeiten automatisch abgeglichen werden. Nach der Verknüpfung bleiben Buchungen über alle Kalender hinweg einheitlich. Das reduziert Terminkonflikte und stellt sicher, dass deine Verfügbarkeit Änderungen in Echtzeit widerspiegelt.
INHALTSVERZEICHNIS

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Übersicht

Wenn ein Outlook-Kalender verbunden ist, können gebuchte Termine je nach Konfiguration in beide Richtungen synchronisiert werden. Neue Termine, die über das System erstellt werden, lassen sich direkt in deinen Kalender eintragen, während bestehende Kalenderereignisse Verfügbarkeiten blockieren. Das sorgt für eine verlässliche Terminplanung und verhindert Doppelbuchungen. Diese Ansicht zeigt, wo externe Kalender verwaltet und verknüpft werden. Hier startest du das Hinzufügen eines Outlook-Kalenders.

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Outlook-Kalender verbinden

Die Verbindung beginnt im Bereich für Kalenderverbindungen, wo neue Kalenderquellen hinzugefügt werden können. Wähle hier Outlook aus und authentifiziere das Konto, um die Synchronisierung zu starten. Diese Ansicht zeigt die Option zum Hinzufügen einer neuen Kalenderverbindung. Klicke darauf, um Outlook als Kalenderquelle auszuwählen. Nach der Auswahl von Outlook wirst du aufgefordert, dich anzumelden und den Zugriff zu bestätigen, damit Termine korrekt synchronisiert werden. Dieser Bildschirm erscheint während der Authentifizierung. Die Anmeldung und Freigabe der Berechtigungen schließt den Verbindungsvorgang ab. Nach erfolgreicher Authentifizierung erscheint der Outlook-Kalender als verbundener Kalender und kann konfiguriert werden.

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Kalenderkonfiguration verstehen

Nach dem Verbinden eines Kalenders legt die Konfiguration fest, wie Termine synchronisiert werden und wie die Verfügbarkeit berechnet wird. Zwei Einstellungen steuern dieses Verhalten: Verknüpfter Kalender und Konfliktkalender. Dieser Bereich zeigt, wo verknüpfte Kalender und Konfliktkalender konfiguriert werden. Im Verknüpften Kalender werden neue Buchungen aus dem System automatisch eingetragen. Termine, die direkt in diesem Kalender erstellt werden, werden ebenfalls in das System übertragen, sodass beide Ansichten synchron bleiben. Diese Ansicht zeigt, wie ein bestimmter Outlook-Kalender für neue Buchungen ausgewählt wird. Der Konfliktkalender dient zur Prüfung der Verfügbarkeit. Als „beschäftigt“ markierte Termine blockieren Buchungszeiten, während als „frei“ markierte Termine die Verfügbarkeit nicht beeinflussen. Hier können mehrere Kalender hinzugefügt werden, um Terminkonflikte zu vermeiden. Diese Ansicht zeigt, wie Kalender ausgewählt werden, um Terminkonflikte zu erkennen.

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So bleibt die Verfügbarkeit aktuell

Nach der Konfiguration aktualisiert sich die Verfügbarkeit automatisch. Beschäftigte Termine blockieren Zeitfenster, freie Termine bleiben sichtbar, ohne Zeiträume zu blockieren, und neue Buchungen werden sofort synchronisiert. So bleibt die Terminplanung ohne manuellen Aufwand fehlerfrei.

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FAQ

F: Werden bestehende Outlook-Termine nach dem Verbinden angezeigt? Es werden nur Termine automatisch synchronisiert, die nach Abschluss der Verbindung erstellt wurden. F: Können mehrere Outlook-Kalender verbunden werden? Ja, es können mehrere Kalender verbunden werden, aber nur einer kann als verknüpfter Kalender ausgewählt werden. F: Was passiert, wenn ein Termin als „frei“ markiert ist? Freie Termine werden im Kalender angezeigt, blockieren jedoch keine Buchungszeiten. F: Können synchronisierte Termine im System bearbeitet werden? Bearbeitungen sollten direkt in Outlook vorgenommen werden, um eine saubere Synchronisierung zu gewährleisten. F: Funktioniert diese Verbindung mit Event-Kalendern? Event-Kalender werden für diese Verbindung nicht unterstützt.

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Brauchst du weitere Hilfe?

Wenn du weitere Unterstützung bei Kalenderverbindungen, Verfügbarkeiten oder der Termineinrichtung benötigst, nutze die Hilfesuche in der App oder wende dich an den UmsatzAgent Support.