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Konversationen bietet dir einen zentralen Ort, um mit Kontakten zu kommunizieren, Aktivitäten einzusehen, Follow-ups zu planen, Zahlungen anzufordern, Termine zu buchen und CRM-Datensätze zu aktualisieren. Diese Schnellstartanleitung deckt die wichtigsten Werkzeuge ab, die du für eine effiziente tägliche Kommunikation benötigst, einschließlich manueller Aktionen, Vorlagen, Trigger Links und der Zahlungseinrichtung.  
 

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Inhaltsverzeichnis

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Was ist Konversationen?

Konversationen ist der zentrale Arbeitsbereich für die Kommunikation mit Kontakten und die Überprüfung ihres Kommunikationsverlaufs. Es kombiniert Nachrichten mit Kontaktinformationen, Terminen, Chancen, Zahlungswerkzeugen und Workflow-Aktivitäten, sodass du das Kunden-Follow-up verwalten kannst, ohne ständig zwischen verschiedenen Bereichen zu wechseln.

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Wichtigste Vorteile von Konversationen

Die Zusammenführung von Kommunikation und CRM-Aktivitäten hilft deinem Team, schneller zu reagieren und gleichzeitig den nützlichen Kontext zu jedem Kontakt zu behalten.
  • Zentralisierte Kommunikation: Sieh dir den Konversationsverlauf an und antworte aus einem einzigen Arbeitsbereich.
  • Schnelleres Follow-up: Suche, filtere, markiere mit Stern und organisiere Konversationen, die Aufmerksamkeit erfordern.
  • Wiederverwendbare Nachrichten: Füge Vorlagen, Snippets und benutzerdefinierte Werte ein, anstatt denselben Inhalt wiederholt einzutippen.
  • Geplante Nachrichten: Bereite Nachrichten jetzt vor und sende sie zu einem späteren Datum und einer späteren Uhrzeit.
  • Verknüpfte CRM-Aktivität: Verwalte Kontaktdetails, Termine und Chancen direkt neben der Konversation.
  • Zahlungserfassung: Erstelle und teile Zahlungsaufforderungen direkt aus berechtigten Konversationen.
  • Workflow-Unterstützung: Schließe manuelle Aktionen ab und nutze Trigger Links, um Kundeninteraktionen mit der Automatisierung zu verknüpfen.

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Konversationen finden und organisieren

Konversationsansichten, Suche und Filter helfen dir, dich auf die Nachrichten zu konzentrieren, die Aufmerksamkeit erfordern, anstatt den gesamten Posteingang durchzugehen. Verfügbare Konversationsansichten umfassen:
  • Ungelesen: Konversationen mit ungelesenen Aktivitäten.
  • Kürzlich: Kürzlich aktive Konversationen.
  • Mit Stern markiert: Konversationen, die du manuell als wichtig markiert hast.
  • Alle: Alle verfügbaren Konversationen.
Nutze die Suchleiste, um eine bestimmte Konversation zu finden. Du kannst auch das Filtersymbol auswählen, um Konversationen anhand von Kriterien wie Nachrichtenrichtung oder Kommunikationskanal einzugrenzen. Um Filter zu entfernen, öffne das Filtermenü erneut, wähle Filter löschen und wende die Änderung an.

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Eine ausgewählte Konversation verwalten

Das Öffnen einer Konversation zeigt ihren Kommunikations- und Aktivitätsverlauf einschließlich Zeitstempeln an und bietet Steuerelemente zum Organisieren der Konversation. Je nach verfügbaren Optionen kannst du:
  • Die Konversation archivieren.
  • Sie mit einem Stern markieren.
  • Sie als gelesen oder ungelesen markieren.
  • Die Konversation löschen.
  • Den angezeigten Verlauf nach Aktivitätstyp filtern.
Aktivitätseinträge können neben den an Kunden gerichteten Nachrichten erscheinen. Diese internen Aktivitätseinträge helfen dir, Ereignisse wie Terminaktualisierungen nachzuvollziehen, und werden nicht automatisch an den Kunden gesendet.

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Nachrichten senden und planen

Das Nachrichtenfenster gibt dir Zugriff auf unterstützte Kommunikationskanäle und Werkzeuge zum Erstellen schnellerer, personalisierterer Antworten.
  1. Öffne die Konversation des Kontakts.
  2. Wähle den gewünschten Kommunikationskanal aus, wie SMS oder E-Mail, sofern verfügbar.
  3. Gib deine Nachricht ein.
  4. Füge unterstützte Anhänge oder Personalisierungen hinzu.
  5. Sende die Nachricht sofort oder plane sie für später.
Je nach ausgewähltem Kanal kannst du im Nachrichtenfenster:
  • Unterstützte Dateien anhängen.
  • Emojis einfügen.
  • Vorlagen oder Snippets einfügen.
  • Systemfelder oder benutzerdefinierte Werte hinzufügen.
  • Die Nachricht für ein zukünftiges Datum und eine zukünftige Uhrzeit planen.

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Benutzerdefinierte Werte verwenden

Benutzerdefinierte Werte fügen automatisch gespeicherte CRM-Informationen in deine Nachricht ein, sodass wiederverwendbare Nachrichten personalisiert bleiben. Beispiele können sein:
  • Vorname des Kontakts
  • Termindatum
  • Terminuhrzeit
  • Weitere verfügbare Kontakt- oder Kontowerte
Überprüfe die fertige Nachricht vor dem Senden immer, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Werte die erwarteten Informationen enthalten.

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CRM-Aktivitäten aus einer Konversation verwalten

Die Seitenleiste der Konversation ermöglicht es dir, zugehörige Kundeninformationen zu prüfen und zu aktualisieren, ohne den Kommunikationsarbeitsbereich zu verlassen.

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Kontaktinformationen

Nutze den Kontaktbereich, um Informationen wie Kontaktdetails, Tags und Workflow-Aktivitäten einzusehen. Unterstützte Kontaktdetails können auch aktualisiert werden, während du die Konversation ansiehst.

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Termine

Termine können direkt aus der Konversation heraus gebucht werden, wenn du den nächsten Schritt mit einem Kontakt planen möchtest.
  1. Öffne den Terminbereich.
  2. Wähle Termin buchen.
  3. Wähle den passenden Kalender aus.
  4. Gib den Termintitel ein.
  5. Wähle Datum und Uhrzeit aus.
  6. Bestätige den Termin.
Nach der Buchung erscheint der Termin in den Termin-Informationen des Kontakts und kann auch als interner Aktivitätseintrag im Konversationsverlauf angezeigt werden.

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Chancen

Nutze den Chancenbereich, um den Kontakt mit deinem Verkaufsprozess zu verknüpfen, während der Kontext der Konversation erhalten bleibt. Du kannst unter anderem:
  • Eine Pipeline auswählen.
  • Eine Phase auswählen.
  • Einen Chancenwert festlegen.
  • Einen Zuständigen oder Follower zuweisen.
  • Tags hinzufügen.
  • Eine Chancenquelle eingeben.
  • Verfügbare benutzerdefinierte Felder ausfüllen.

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Zahlungen aus Konversationen anfordern

Zahlungsaufforderungen ermöglichen es dir, einen Zahlungslink zu erstellen und zu teilen, ohne die Konversation zu verlassen. Für den Kontakt muss ein Name gespeichert sein und ein unterstützter Zahlungsanbieter muss angebunden sein, bevor Zahlungsaufforderungen genutzt werden können.
  1. Öffne die Konversation des Kontakts.
  2. Wähle das Symbol Zahlung aus.
  3. Füge die erforderlichen Rechnungspositionen hinzu.
  4. Gib den Preis ein.
  5. Lege das Fälligkeitsdatum der Rechnung fest.
  6. Überprüfe die Zahlungsaufforderung.
  7. Erstelle und teile den Zahlungslink mit dem Kontakt.
Bestätige Kontakt, Betrag, Rechnungspositionen und Fälligkeitsdatum, bevor du die Aufforderung sendest.

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Zahlungseinstellungen vorbereiten

Zahlungsfunktionen erfordern die Anbindung eines unterstützten Zahlungsanbieters. Die Überprüfung der Zahlungseinstellungen vor dem Anfordern von Zahlungen hilft, Unterbrechungen beim Einziehen von Zahlungen aus einer Konversation zu vermeiden.

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Einen Zahlungsanbieter anbinden

Öffne den Bereich Zahlungen und wähle Integrationen, um die verfügbaren Zahlungsanbieter einzusehen. Unterstützte Optionen können Anbieter umfassen wie: Verbinde den Anbieter, den dein Unternehmen nutzt, und schließe alle erforderlichen Authentifizierungen ab, bevor du versuchst, Zahlungen einzuziehen.

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Belege konfigurieren

In den Zahlungseinstellungen kannst du auch festlegen, dass nach erfolgreichen Zahlungen automatisch Belege versendet werden. Je nach verfügbaren Einstellungen kannst du:
  • Automatische Belege aktivieren oder deaktivieren.
  • Das Belegformat auswählen.
  • Den Belegtitel anpassen.
  • Ein Präfix für die Belegnummer hinzufügen.
Überprüfe diese Einstellungen vor dem Einziehen von Zahlungen, damit Kunden nach Abschluss einer Transaktion die gewünschte Bestätigung erhalten.

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Manuelle Aktionen verwenden

Manuelle Aktionen ermöglichen es Workflows, Follow-up-Aktivitäten zu erstellen, die von einer Person erledigt werden müssen, anstatt die Aktion automatisch auszuführen. Unterstützte manuelle Aktionen können umfassen:
  • Manuelle SMS: Erstellt eine Aktion, die den zugewiesenen Benutzer daran erinnert, eine Nachricht persönlich zu senden.
  • Manueller Anruf: Erstellt eine Aktion, die den zugewiesenen Benutzer daran erinnert, den Kontakt persönlich anzurufen.
Wenn ein Kontakt einen Schritt für eine manuelle Aktion in einem Workflow erreicht, erscheint die Aktion unter Manuelle Aktionen für den zugewiesenen Benutzer. Dies hilft Teams, eine übersichtliche Warteschlange von Kontakten zu pflegen, die ein persönliches Follow-up erfordern, während die Automatisierung weiterhin den Gesamtprozess steuert.

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Vorlagen und Snippets erstellen

Vorlagen und Snippets speichern häufig verwendete Text- oder E-Mail-Inhalte, damit dein Team schneller antworten und eine einheitliche Kommunikation gewährleisten kann.
  1. Öffne den Bereich Vorlagen oder Snippets.
  2. Wähle den Inhaltstyp aus, den du erstellen möchtest.
  3. Gib einen eindeutigen Namen ein.
  4. Füge den Nachrichteninhalt hinzu.
  5. Füge benutzerdefinierte Werte ein, wenn Personalisierung erforderlich ist.
  6. Wähle Speichern.
Der gespeicherte Inhalt kann dann direkt aus Konversationen in unterstützte Nachrichten eingefügt werden.
Trigger Links sind nachverfolgbare URLs, die erfassen, wenn ein Kontakt auf einen Link klickt. Dieser Klick kann auch genutzt werden, um einen automatisierten Workflow zu starten.
  1. Öffne Trigger Links.
  2. Wähle Link hinzufügen.
  3. Gib die Ziel-URL ein.
  4. Gib dem Link einen eindeutigen Namen.
  5. Wähle Speichern.
Ein Trigger Link kann als Workflow-Trigger dienen, sodass Kundeninteraktionen automatisch bestimmen, was als Nächstes geschieht.
  1. Erstelle oder öffne einen Workflow.
  2. Wähle Neuen Trigger hinzufügen.
  3. Wähle Trigger Link geklickt.
  4. Füge einen Filter für den Trigger Link hinzu.
  5. Wähle den spezifischen Link aus, den du überwachen möchtest.
  6. Speichere den Trigger.
  7. Füge die Aktionen hinzu, die nach dem Klick ausgeführt werden sollen.
Ein Klick auf einen Trigger Link kann zum Beispiel:
  • Dem Kontakt einen Tag hinzufügen.
  • Eine Follow-up-SMS senden.
  • CRM-Informationen aktualisieren.
  • Eine weitere Follow-up-Sequenz starten.

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Häufig gestellte Fragen

F: Was ist der Unterschied zwischen Ungelesen, Kürzlich, Mit Stern markiert und Alle? Ungelesen enthält Konversationen, die noch nicht geprüft wurden, Kürzlich konzentriert sich auf kürzlich aktive Konversationen, Mit Stern markiert enthält Konversationen, die du als wichtig markiert hast, und Alle zeigt die vollständige Konversationsliste an. F: Kann ich eine Nachricht planen, anstatt sie sofort zu senden? Ja. Nutze die Planungsoption im Nachrichtenfenster, um ein zukünftiges Datum und eine Uhrzeit auszuwählen. F: Warum erscheinen Terminaktualisierungen im Konversationsverlauf? Einige Einträge sind interne Aktivitätsdatensätze, die dir helfen, CRM-Ereignisse nachzuvollziehen. Ein interner Aktivitätseintrag wird nicht automatisch an den Kunden gesendet. F: Warum kann ich keine Zahlung aus einer Konversation anfordern? Stelle sicher, dass für den Kontakt ein Name gespeichert ist und dass ein unterstützter Zahlungsanbieter angebunden und für das Konto verfügbar ist. F: Was sind manuelle Aktionen? Manuelle Aktionen sind Workflow-Schritte, die eine manuelle Follow-up-Aktivität erstellen, wie das Durchführen eines Anrufs oder das manuelle Senden einer SMS. F: Können Vorlagen personalisierte Informationen enthalten? Ja. Unterstützte benutzerdefinierte Werte können zu Vorlagen und Snippets hinzugefügt werden, um Informationen wie Kontakt- oder Termindetails einzufügen. F: Startet das Erstellen eines Trigger Links automatisch einen Workflow? Nein. Du musst einen Workflow mit dem Trigger für Klicks auf Trigger Links konfigurieren und den spezifischen Link auswählen, den der Workflow überwachen soll.

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Brauchst du Hilfe?

Wenn Konversationen nicht wie erwartet funktioniert, überprüfe zuerst den Kontakt, den ausgewählten Kommunikationskanal, die Filter, die Zahlungseinrichtung und die zugehörigen Workflow-Einstellungen. Stelle sicher, dass:
  • Du im richtigen Konto arbeitest.
  • Die richtige Konversation ausgewählt ist.
  • Filter keine Konversationen ausblenden, die du erwartest zu sehen.
  • Der Kontakt die für den ausgewählten Kanal erforderliche Telefonnummer oder E-Mail-Adresse hat.
  • Der Kommunikationskanal, den du nutzen möchtest, konfiguriert und verfügbar ist.
  • Benutzerdefinierte Werte Quelldaten für den ausgewählten Kontakt enthalten.
  • Geplante Nachrichten das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit verwenden.
  • Interne Aktivitätsdatensätze nicht mit an Kunden gerichteten Nachrichten verwechselt werden.
  • Bei der Terminbuchung der richtige Kalender ausgewählt ist.
  • Der Kontakt zur gewünschten Pipeline und Phase hinzugefügt wird.
  • Der Kontakt einen Namen hat, bevor eine Zahlungsaufforderung erstellt wird.
  • Ein unterstützter Zahlungsanbieter angebunden ist, bevor Zahlungen angefordert werden.
  • Manuelle Aktionen über einen aktiven Workflow zugewiesen werden.
  • Vorlagen oder Snippets gespeichert wurden, bevor versucht wird, sie zu verwenden.
  • Der richtige Trigger Link im Workflow-Trigger ausgewählt ist.
Besteht das Problem weiterhin, sammle den betroffenen Kontakt, den Kommunikationskanal, die beteiligte Zahlungs- oder Workflow-Funktion, das erwartete Verhalten, Datum und Uhrzeit des Problems sowie Screenshots des Konversationsbereichs. Wende dich an den UmsatzAgent Support.