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Das Bearbeiten von teilweise bezahlten Rechnungen gibt dir die Flexibilität, die Abrechnung anzupassen, wenn sich Kundenanforderungen ändern, nachdem bereits eine Zahlung eingegangen ist. Anstatt die Rechnung zu ersetzen, kannst du zulässige Rechnungsdetails, Produkte, Preise, Steuern, Unternehmensdaten und Zahlungspläne aktualisieren, während bisherige Zahlungen erhalten bleiben. So bleibt die Abrechnung präzise, wenn sich Kundenanforderungen oder Zahlungsvereinbarungen ändern.
INHALTSVERZEICHNIS

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Was bedeutet das Bearbeiten von teilweise bezahlten Rechnungen?

Das Bearbeiten von teilweise bezahlten Rechnungen ermöglicht es dir, Änderungen an einer Rechnung vorzunehmen, nachdem ein Teil des Betrags eingegangen ist, die Rechnung aber noch nicht vollständig bezahlt wurde. Das ist nützlich, wenn sich Produkte, Preise, Zahlungstermine oder andere Abrechnungsdetails ändern, während noch ein Restbetrag offen ist. Zuvor erfasste Zahlungen bleiben der Rechnung zugeordnet, während zulässige Rechnungsinformationen und unbezahlte Anteile aktualisiert werden können. Diese Funktion gilt für Rechnungen mit dem Status Teilweise bezahlt und steht über die standardmäßige Rechnungsbearbeitung nicht mehr zur Verfügung, sobald eine Rechnung vollständig Bezahlt ist.

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Wichtigste Vorteile beim Bearbeiten von teilweise bezahlten Rechnungen

Die Bearbeitung einer bestehenden, teilweise bezahlten Rechnung sorgt dafür, dass die Abrechnungsdaten mit den geänderten Kundenanforderungen übereinstimmen, ohne dass bereits eingegangene Zahlungen beeinträchtigt werden. Zudem entfällt die Notwendigkeit, eine Rechnung zu ersetzen, wenn sich Preise, Produkte, Zahlungsbedingungen oder Projektanforderungen ändern.
  • Rechnungskontinuität wahren: Aktualisiere die bestehende Rechnung, anstatt eine Ersatzrechnung zu erstellen.
  • Bisherige Zahlungen beibehalten: Bereits erfasste Zahlungen bleiben der Rechnung zugeordnet.
  • Geänderte Anforderungen anpassen: Füge Produkte hinzu, entferne sie oder aktualisiere sie, wenn sich Kundenanforderungen ändern.
  • Abrechnungsdaten aktuell halten: Aktualisiere Rechnungsdetails, Steuern, Preise und Unternehmensdaten.
  • Künftige Zahlungen umstrukturieren: Passe Beträge und Fälligkeitsdaten des Zahlungsplans an, wenn sich Zahlungsvereinbarungen ändern.
  • Kunden auf dem Laufenden halten: Sende die aktualisierte Rechnung nach dem Speichern deiner Änderungen erneut.

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Bearbeitbare Rechnungsdetails

Rechnungsdetails enthalten wichtige Abrechnungsinformationen, anhand derer Kunden nachvollziehen können, welcher Betrag offen ist und wann die Zahlung fällig wird. Die Richtigkeit dieser Angaben verhindert Unklarheiten, wenn sich eine Vereinbarung oder ein Zahlungszeitplan nach der ersten Zahlung ändert. Bei einer berechtigten, teilweise bezahlten Rechnung kannst du folgende Details aktualisieren:
  • Rechnungsname
  • Fälligkeitsdatum
  • Zahlungsbedingungen
  • Notizen
Der mit der Rechnung verknüpfte Kontakt kann nicht mehr geändert werden, nachdem eine Zahlung erfolgt ist.

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Produktverwaltung

Die Produktbearbeitung stellt sicher, dass die Rechnung mit den tatsächlich gelieferten Produkten oder Dienstleistungen übereinstimmt. Das ist besonders hilfreich, wenn ein Kunde einer Bestellung etwas hinzufügt, einen Teil des ursprünglichen Umfangs storniert oder nach einer ersten Zahlung eine Preis- oder Mengenanpassung erforderlich wird. Du kannst folgende zulässige Produktänderungen vornehmen:
  • Produkte hinzufügen.
  • Zulässige Produkte entfernen.
  • Mengen aktualisieren.
  • Produktbeschreibungen aktualisieren.
  • Einzelpreise ändern.
  • Während der Rechnungsbearbeitung ein neues Produkt erstellen.

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Rechnungsbeträge, Steuern und Unternehmensdaten

Änderungen an Produkten oder Dienstleistungen können sich auf den Restbetrag auswirken, den ein Kunde schuldet. Die Aktualisierung von Rechnungsbeträgen, Steuern und Unternehmensdaten hält die Rechnung mit der überarbeiteten Transaktion im Einklang, während bereits erfasste Zahlungen erhalten bleiben. Zulässige Änderungen umfassen:
  • Anpassen von Rechnungsbeträgen.
  • Aktualisieren anfallender Steuern.
  • Aktualisieren der auf der Rechnung angezeigten Unternehmensdaten.
Zuvor erfasste Zahlungen bleiben unverändert, wenn eine berechtigte, teilweise bezahlte Rechnung bearbeitet wird.

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Verwaltung von Zahlungsplänen

Zahlungspläne teilen eine Rechnung in vordefinierte Raten mit jeweils eigenen Beträgen und Fälligkeitsdaten auf. Durch die Bearbeitung des Zahlungsplans auf einer teilweise bezahlten Rechnung kannst du die verbleibende Zahlungsvereinbarung anpassen, wenn sich Absprachen oder Zeitpläne ändern. Bei berechtigten, teilweise bezahlten Rechnungen kannst du:
  • Einträge zum Zahlungsplan hinzufügen.
  • Zulässige Einträge im Zahlungsplan bearbeiten.
  • Zulässige Einträge im Zahlungsplan löschen.
  • Fälligkeitsdaten von Raten ändern.
  • Ratenbeträge ändern.
Ein Zahlungsplan unterscheidet sich von der allgemeinen Einstellung für Teilzahlungen. Zahlungspläne legen feste Raten fest, während Teilzahlungen es Kunden ermöglichen, einen zulässigen Teilbetrag der Rechnung basierend auf deinen konfigurierten Teilzahlungseinstellungen zu begleichen.

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Rechnungsstatus und Zahlungseinträge

Der Rechnungsstatus bestimmt, ob die Bearbeitung einer teilweise bezahlten Rechnung weiterhin verfügbar ist. Das Verständnis des Unterschieds zwischen Teilweise bezahlt und Bezahlt hilft, unerwartete Bearbeitungseinschränkungen zu vermeiden, sobald der Restbetrag beglichen wurde.
  • Bisherige Zahlungen bleiben erhalten, wenn die Rechnung bearbeitet wird.
  • Der mit der Rechnung verknüpfte Kontakt kann nach einer erfolgten Zahlung nicht mehr geändert werden.
  • Die standardmäßige Bearbeitung teilweise bezahlter Rechnungen ist nicht mehr möglich, sobald die Rechnung vollständig Bezahlt ist.
  • Teilweise bezahlt kann auch als Rechnungsstatus-Filter in unterstützten Rechnungs-Workflows innerhalb der Automatisierung verwendet werden.
Wichtig: Mietbuchungen verfügen über ein separates Bearbeitungsverhalten. Folge der Dokumentation für Mietbuchungen bei der Verwaltung von Rechnungen aus Mietbuchungen, anstatt die Standardregeln für die Rechnungsbearbeitung anzuwenden.

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So bearbeitest du eine teilweise bezahlte Rechnung

Die Überprüfung der Rechnung vor und nach den Änderungen stellt sicher, dass der Restbetrag, die Produkte, der Zahlungsplan und die kundenrelevanten Informationen weiterhin mit der Vereinbarung übereinstimmen. Prüfe alle Änderungen vor dem Speichern und erneuten Versenden der Rechnung.

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1. Öffne Rechnungen & Angebote

Navigiere zu Zahlungen → Rechnungen & Angebote. Suche die teilweise bezahlte Rechnung, die du aktualisieren möchtest.

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2. Öffne die Bearbeitungsoptionen der Rechnung

Klicke auf das Drei-Punkte-Menü auf der rechten Seite der Rechnung. Wähle In neuem Tab bearbeiten. Das Menü enthält auch andere Rechnungsaktionen. Achte darauf, die Bearbeitungsoption zu wählen, wenn du die bestehende Rechnung anpassen möchtest.

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3. Nimm die gewünschten Rechnungsänderungen vor

Nutze den Rechnungseditor, um die zulässigen Informationen zu aktualisieren. Je nach Rechnung kann dies Folgendes umfassen:
  • Unternehmensdaten
  • Fälligkeitsdatum der Rechnung
  • Produkte
  • Produktpreise und Mengen
  • Steuern
  • Rabatte
  • Zahlungspläne
  • Geschäftsbedingungen
  • Weitere zulässige Rechnungsoptionen
Die Rechnungsvorschau auf der rechten Seite zeigt die Informationen so an, wie der Kunde sie sieht. Das erleichtert die Überprüfung deiner Änderungen vor dem Speichern.

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4. Speichere die aktualisierte Rechnung

Prüfe die Rechnung nach deinen Änderungen sorgfältig. Klicke auf Speichern, wenn alle Änderungen abgeschlossen sind. Zuvor erfasste Zahlungen bleiben der Rechnung zugeordnet.

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5. Sende die aktualisierte Rechnung erneut

Wenn der Kunde die überarbeitete Rechnung benötigt, klicke nach dem Speichern deiner Änderungen auf Erneut senden. Damit kannst du die aktualisierte Rechnung an den Kunden senden, ohne eine Ersatzrechnung erstellen zu müssen.

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Häufig gestellte Fragen

F: Kann ich eine Rechnung bearbeiten, nachdem sie vollständig bezahlt wurde? Nein. Die standardmäßige Bearbeitung gilt, solange die Rechnung den Status Teilweise bezahlt hat. Sobald die Rechnung vollständig Bezahlt ist, steht diese Bearbeitungsmöglichkeit nicht mehr zur Verfügung. F: Was passiert mit Zahlungen, die vor der Rechnungsbearbeitung bereits erfasst wurden? Zuvor erfasste Zahlungen bleiben der Rechnung zugeordnet. Die Bearbeitung zulässiger Rechnungsinformationen entfernt diese bestehenden Zahlungseinträge nicht. F: Kann ich den Kunden ändern, nachdem eine Teilzahlung geleistet wurde? Nein. Der mit der Rechnung verknüpfte Kontakt kann nicht mehr geändert werden, nachdem eine Zahlung erfolgt ist. F: Muss ich die teilweise bezahlte Rechnung stornieren, bevor ich Änderungen vornehme? Nein. Berechtigte teilweise bezahlte Rechnungen können direkt bearbeitet werden. Du kannst die bestehende Rechnung aktualisieren, ohne sie zu stornieren oder eine Ersatzrechnung zu erstellen. F: Kann ich den verbleibenden Zahlungsplan ändern? Ja. Zulässige Informationen des Zahlungsplans können bei teilweise bezahlten Rechnungen geändert werden, einschließlich der Ratenbeträge und Fälligkeitsdaten. F: Sind Teilzahlungen und Zahlungspläne dasselbe? Nein. Teilzahlungen ermöglichen es Kunden, einen zulässigen Teilbetrag der Rechnung zu zahlen, ohne den gesamten Betrag zu begleichen. Zahlungspläne legen feste Raten mit bestimmten Beträgen oder Prozentsätzen und Fälligkeitsdaten fest. F: Kann ich die Rechnung nach den Änderungen erneut senden? Ja. Klicke nach dem Speichern deiner Änderungen auf Erneut senden, um die aktualisierte Rechnung an den Kunden zu übermitteln. F: Können Workflows teilweise bezahlte Rechnungen erkennen? Ja. Teilweise bezahlt ist als Rechnungsstatus für unterstützte Rechnungs-Workflows verfügbar, sodass du Automatisierungen rund um Teilzahlungsaktivitäten erstellen kannst.

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Brauchst du Hilfe?

Wenn du eine teilweise bezahlte Rechnung nicht bearbeiten kannst oder sich deine Änderungen nicht wie erwartet verhalten, stelle zuerst sicher, dass die Rechnung noch den Status Teilweise bezahlt hat und die gewünschten Informationen für die Bearbeitung zulässig sind. Prüfe Folgendes:
  • Die Rechnung ist noch nicht vollständig bezahlt.
  • Bisher eingegangene Zahlungen werden weiterhin auf der Rechnung angezeigt.
  • Die richtige Rechnung ist im Editor geöffnet.
  • Der Kontakt wurde nach dem Zahlungseingang nicht geändert.
  • Produktmengen, Preise, Steuern, Rabatte und andere geänderte Beträge stimmen.
  • Die verbleibenden Beträge und Fälligkeitsdaten des Zahlungsplans entsprechen der aktualisierten Vereinbarung.
  • Der offene Restbetrag ist nach deinen Änderungen korrekt.
  • Die aktualisierte Rechnung wurde vor dem erneuten Senden an den Kunden gespeichert.
  • Rechnungen aus Mietbuchungen werden gemäß den separaten Bearbeitungsanforderungen verwaltet.
Besteht das Problem weiterhin, halte den Rechnungsstatus, den Zahlungsverlauf, den offenen Betrag, den Zahlungsplan und die gewünschten Änderungen fest. Wende dich an den UmsatzAgent Support. Diese Angaben helfen festzustellen, ob das Problem die Rechnungsberechtigung, Zahlungseinträge oder die Abrechnungskonfiguration betrifft.

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