- Übersicht
- Über die Integration
- So richtest du Calendly ein
- Liste der Trigger
- Liste der Aktionen
- Beispiel: Einen Trigger einrichten (Invitee created)
- Beispiel: Eine Aktion einrichten (Create one-off meeting)
- So testest du Trigger und Aktionen
- Typische Anwendungsfälle
- Häufig gestellte Fragen
Übersicht
Calendly ist eine Terminbuchungsplattform für Buchungen zwischen Gastgebern und Eingeladenen – Erstgespräche, Demos, Support-Nachfassaktionen, Bewerbungsgespräche und alle anderen externen Terminbuchungen außerhalb der eigenen Kalender-Oberfläche. Calendly stellt Buchungsaktivitäten über einen Webhook-Stream (invitee.created, invitee.canceled, invitee_no_show.created, routing_form_submission.created) sowie eine umfassende API für die Termin- und Kontaktverwaltung bereit. Die Calendly-Integration bringt beides in den Workflow-Builder, sodass Terminereignisse kundenorientierte Automatisierungen im Moment ihres Auftretens auslösen und jeder Workflow umgekehrt Calendly ansteuern kann. Über die Integration Die Integration besteht aus zwei Teilen:- Trigger (Calendly → Workflows): Fünf Trigger für Buchungen, Stornierungen (durch den Eingeladenen oder den Gastgeber), Nicht-Erscheinen (No-Shows) und Weiterleitungsformular-Einsendungen. Vier davon arbeiten sofort per Webhook; einer (vom Gastgeber initiierte Terminstornierung) ruft alle 5 Minuten Daten ab, da Calendly dafür keinen nativen Webhook bereitstellt.
- Aktionen (Workflows → Calendly): Neun Aktionen für die Erstellung von Einzelmeetings, Buchungen im Namen des Eingeladenen, den Termin-Lebenszyklus (Suchen, Stornieren), das Markieren von Nicht-Erscheinen, den Kontakt-Lebenszyklus (Erstellen, Suchen, Aktualisieren) sowie die Benutzersuche.
So richtest du Calendly ein
Bevor ein Calendly-Trigger oder eine Calendly-Aktion ausgeführt werden kann, muss die Integration über OAuth verbunden werden.Über den Workflow-Builder verbinden (empfohlen)
- Öffne Automatisierung → Workflows und wähle einen Workflow aus (oder erstelle einen neuen).
- Füge einen Calendly-Trigger oder eine Aktion hinzu – suche im Tab Apps nach Calendly.
- Wähle einen beliebigen Calendly-Trigger oder eine Aktion aus.
- Klicke im Bereich auf Connect your account.
- Das Fenster External Authentication Configuration öffnet sich. Gib Folgendes ein:
- Name – eine aussagekräftige Bezeichnung für diese Verbindung (z. B. „Vertriebsteam Calendly“, „CS Calendly“, „Assistenz Calendly“).
- Email – die mit diesem verbundenen Konto verknüpfte E-Mail-Adresse; erscheint neben dem Namen im Dropdown-Menü Connected Account bei jedem Trigger und jeder Aktion.
- Klicke auf Continue.
- Du wirst zum OAuth-Autorisierungsbildschirm von Calendly weitergeleitet. Überprüfe die angeforderten Berechtigungen und klicke auf Allow.
- Du wirst zum Workflow-Builder zurückgeleitet; der Bereich wechselt auf den Status Connected.
Über die Einstellungen verbinden (alternativer Weg)
- Gehe zu Einstellungen → Integrationen.
- Suche Calendly und klicke auf Connect.
- Schließe den Schritt External Authentication Configuration (Name + E-Mail) und den Calendly-OAuth-Vorgang ab.
Liste der Trigger
Liste der Aktionen
Die Aktionen sind nach ihrem Verwendungszweck gruppiert. Termin-Lebenszyklus
Teilnehmer-Lebenszyklus
Kontakte
Benutzer
Beispiel: Einen Trigger einrichten (Invitee created)
Diese Anleitung zeigt die Einrichtung eines Workflows, der jedes Mal ausgelöst wird, wenn ein Eingeladener einen Termin über einen Calendly-Link im verbundenen Konto bucht. Die gleiche Konfigurationsstruktur gilt für Invitee canceled, Invitee no show created und New routing form submission – alle nutzen den Filter Webhook Subscription Scope und denselben grundlegenden Ablauf.Schritt 1: Trigger hinzufügen
- Öffne den Workflow und klicke auf Trigger hinzufügen.
- Wechsle zum Tab Apps und suche nach Calendly.
- Wähle Invitee created aus der Trigger-Liste.
Schritt 2: Trigger konfigurieren
- Connected Account – wähle das Calendly-Konto aus, das dieser Trigger überwachen soll (gekennzeichnet durch Name + E-Mail aus der Einrichtung).
- Name des Workflow-Triggers – ein aussagekräftiger Name, z. B. „Neues Verkaufs-Erstgespräch“.
- Filters → Webhook Subscription Scope – wähle User, um nur Termine des verbundenen Benutzers zu überwachen, oder Organization, um alle Benutzer in der Calendly-Organisation zu überwachen. (Der Hilfetext lautet: „Choose whether to receive new invitee events for your connected user account or your entire organization.“)
- Filter hinzufügen (optional) – ergänze Bedingungen wie Ereignistyp, E-Mail-Domain des Eingeladenen oder Antworten auf benutzerdefinierte Fragen, falls der Workflow nur unter bestimmten Umständen auslösen soll.
Schritt 3: Trigger testen
- Klicke im Bereich Test Your Trigger auf Find new records.
- Falls keine passenden Datensätze erscheinen, führe eine Testbuchung über einen Calendly-Link im verbundenen Konto durch und rufe die Daten erneut ab.
- Wähle den zurückgegebenen Datensatz als Zuordnungsreferenz aus, um das Schema für Teilnehmer und Termin für nachfolgende Schritte festzulegen.
- Klicke auf Trigger speichern.
Beispiel: Eine Aktion einrichten (Create one-off meeting)
Diese Anleitung verwendet Create one-off meeting, um einen einmaligen Calendly-Link zu erstellen, den der Workflow an einen bestimmten Eingeladenen senden kann.Schritt 1: Aktion hinzufügen
- Klicke im Workflow auf das Plus-Symbol, um einen neuen Schritt einzufügen.
- Öffne den Tab Apps und wähle Calendly.
- Wähle Create one-off meeting aus der Aktionsliste.
Schritt 2: Aktion konfigurieren
- Connected Account – wähle das Calendly-Konto, das den Termin hosten wird.
- Action Name – eine aussagekräftige Bezeichnung, z. B. „Link für Folgegespräch erstellen“.
- Event Name (erforderlich) – der dem Eingeladenen angezeigte Name, z. B. „Folgegespräch mit Max“.
- Host User (erforderlich) – wähle den Gastgeber für dieses Ereignis aus. Nutze Find user im vorherigen Schritt, falls die E-Mail des Gastgebers dynamisch ist.
- Duration (minutes) (erforderlich) – Dauer des Termins in Minuten. Maximal 720 (12 Stunden).
- Timezone (optional) – IANA-Zeitzonenname (America/New_York, Europe/Berlin). Bleibt das Feld leer, wird standardmäßig die Zeitzone des Gastgebers verwendet.
- Start Date (erforderlich) – Beginn des Verfügbarkeitszeitraums im Format YYYY-MM-DD.
- End Date (erforderlich) – Ende des Verfügbarkeitszeitraums im Format YYYY-MM-DD.
Schritt 3: Aktion testen
- Klicke auf Test action.
- Bestätige den Aufruf – dies erstellt einen echten einmaligen Ereignistyp in Calendly. Die zurückgegebene Buchungs-URL erscheint in den Antwortdaten.
- Speichere die Aktion und führe einen vollständigen Workflow-Test durch, bevor du ihn veröffentlichst.
So testest du Trigger und Aktionen
Teste immer vor der Veröffentlichung. Das Testen fixiert die Datenstruktur und gibt nachfolgenden Schritten einen echten Datensatz für die Zuordnung.Einen Sofort-Trigger testen
- Klicke im Trigger-Bereich auf Find new records.
- Falls keine passenden Datensätze erscheinen, führe die Aktion in Calendly manuell durch – buche einen Testtermin, storniere einen oder sende ein Weiterleitungsformular ab – und rufe die Daten erneut ab.
- Wähle den zurückgegebenen Datensatz als Zuordnungsreferenz aus.
Event cancelled testen (der Polling-Trigger)
- Find new records liefert die neuesten vom Gastgeber stornierten Termine im verbundenen Konto.
- Erscheint kein Datensatz, storniere einen Termin in Calendly als Gastgeber (nicht als Eingeladener), warte bis zu 5 Minuten auf den nächsten Abrufzyklus und rufe die Daten erneut ab.
Eine Aktion testen
- Klicke im Aktionsbereich auf Test action.
- Die Aktion wird mit den konfigurierten Eingabewerten im aktiven Calendly-Konto ausgeführt.
- Prüfe das Ergebnis in Calendly – ein neues Einzelmeeting unter Ereignistypen, eine neue Buchung im Kalender des Gastgebers, ein aktualisierter Kontakt usw.
Typische Anwendungsfälle
Anwendungsfall 1: Neue Buchung → CRM-Synchronisierung + Vorbereitung vor dem Termin
Ziel: Jede Calendly-Buchung im CRM spiegeln und den Eingeladenen vor dem Gespräch einstimmen. Workflow-Aufbau:- Trigger: Invitee created (Webhook Subscription Scope: User oder Organization je nach Abdeckung)
- Aktion: Find Contact (nach E-Mail)
- Verzweigung: Falls nicht gefunden → Create Contact mit Name, E-Mail und Buchungs-Metadaten des Eingeladenen; falls gefunden → Update Contact mit Buchungs-Metadaten
- Aktion: Vorbereitungs-SMS oder -E-Mail mit Vorbereitungshinweisen, Biografie des Gastgebers und Agenda senden
Anwendungsfall 2: Stornierung → Rückgewinnung durch Neuansetzung
Ziel: Stornierungen sofort erfassen und einen unkomplizierten Weg zur Neuansetzung anbieten. Workflow-Aufbau:- Trigger: Invitee canceled
- Warten (z. B. 30 Minuten) – gibt einer direkten Umbuchung Zeit, zuerst Invitee created auszulösen
- Verzweigung: Wurde während der Wartezeit Invitee created für diesen Kontakt ausgelöst? Falls ja, Workflow beenden. Falls nein, handelt es sich um eine echte Stornierung.
- Aktion: Create one-off meeting (Gastgeber = ursprünglicher Gastgeber, 7 Tage Verfügbarkeitsfenster)
- Aktion: Nachricht zur Neuansetzung mit dem Einmallink senden
Anwendungsfall 3: Nicht-Erscheinen (No-Show) → Rückhol-Sequenz
Ziel: Nicht erschienene Teilnehmer über einen automatisierten Ablauf erneut ansprechen. Workflow-Aufbau:- Trigger: Invitee no show created
- Aktion: CRM-Kontakt mit dem Tag „No-Show-Rückholung“ versehen
- Aktion: Rückholnachricht mit einem neuen Buchungslink senden
- N Tage warten; erfolgt keine Neubuchung, Aufgabe an einen Mitarbeiter zur manuellen Kontaktaufnahme übergeben
Anwendungsfall 4: Workflow-gesteuertes Einzelmeeting bei Meilenstein
Ziel: Einen maßgeschneiderten Calendly-Link bei einem Meilenstein oder einer Übergabe aus einem anderen System auslösen. Workflow-Aufbau:- Trigger: Externer Meilenstein (Phasenwechsel bei Chance, Eskalation eines Support-Tickets, Kundenjubiläum)
- Aktion: Find user (zuständige Gastgeber-E-Mail → URI ermitteln)
- Aktion: Create one-off meeting mit diesem Gastgeber, einer passenden Dauer und einem begrenzten Verfügbarkeitsfenster
- Aktion: Buchungs-URL per SMS oder E-Mail an den Eingeladenen senden